08/06/2026
এনজিও প্রজেক্টের বাজেট ব্যবস্থাপনা
১. বাজেট কী?
একটি নির্দিষ্ট সময়ে প্রজেক্টের লক্ষ্য অর্জনের জন্য আয় ও ব্যয়ের পূর্বপরিকল্পনাই হলো বাজেট।
সহজ কথায় — "কোথায়, কতটুকু, কীভাবে খরচ হবে তার আগাম হিসাব।"
২. বাজেটের প্রকারভেদ
বাজেটের ধরন
বিবরণ
Master Budget
সম্পূর্ণ প্রজেক্টের মূল বাজেট
Annual Budget
বার্ষিক কার্যক্রমের বাজেট
Quarterly Budget
তিন মাসের বাজেট পরিকল্পনা
Activity Budget
নির্দিষ্ট কার্যক্রমের বাজেট
Revised Budget
প্রয়োজনে সংশোধিত বাজেট
৩. বাজেট তৈরির ধাপসমূহ
ধাপ ১ — প্রজেক্টের লক্ষ্য নির্ধারণ
কী অর্জন করতে চাই?
কতজন উপকারভোগী?
কতদিনের প্রজেক্ট?
ধাপ ২ — কার্যক্রম চিহ্নিত করা
কোন কোন Activity করতে হবে?
প্রতিটি Activity-তে কী কী লাগবে?
ধাপ ৩ — Budget Line তৈরি
Human Resources (বেতন-ভাতা)
Training & Workshop
Travel & Transportation
Office Supplies
Equipment & Furniture
Monitoring & Evaluation
Overhead/Admin Cost
ধাপ ৪ — Donor-এর Format অনুযায়ী সাজানো
প্রতিটি Donor-এর নিজস্ব Budget Format থাকে
সেই Format মেনে বাজেট তৈরি করতে হয়
ধাপ ৫ — অনুমোদন নেওয়া
প্রতিষ্ঠানের ভেতরে অনুমোদন
Donor-এর কাছ থেকে Approval
৪. বাজেট বাস্তবায়নের নিয়ম
বিষয়
নিয়ম
Budget Line অনুসরণ
অনুমোদিত খাতেই খরচ করতে হবে
Over Spending
বাজেট অতিক্রম করা যাবে না
Budget Variance
সাধারণত ±১০% পর্যন্ত গ্রহণযোগ্য
Reallocation
এক খাত থেকে অন্য খাতে নিতে Donor অনুমোদন লাগবে
Documentation
প্রতিটি খরচের রশিদ ও ভাউচার রাখতে হবে
৫. বাজেট মনিটরিং
প্রতি মাসে করতে হবে —
Budget vs Actual রিপোর্ট তৈরি
কোন খাতে বেশি বা কম খরচ হচ্ছে তা চিহ্নিত করা
Burn Rate হিসাব করা
Burn Rate মানে —
প্রজেক্টের মোট সময়ের মধ্যে কতটুকু সময় গেছে এবং সেই অনুপাতে কতটুকু বাজেট খরচ হয়েছে।
উদাহরণ —
প্রজেক্ট ১২ মাসের, ৬ মাস শেষ = ৫০% সময় গেছে
বাজেট খরচ হয়েছে ৪০% = Under Spent ⚠️
বাজেট খরচ হয়েছে ৬০% = Over Spent ⚠️
বাজেট খরচ হয়েছে ৫০% = On Track ✅
৬. বাজেট রিভিশন কখন করতে হয়?
প্রজেক্টের কার্যক্রমে বড় পরিবর্তন এলে
কোনো Budget Line-এ ১০%-এর বেশি পরিবর্তন হলে
নতুন কার্যক্রম যোগ হলে
Donor অনুমতি নিয়ে করতে হবে
৭. বাজেট ব্যবস্থাপনায় সাধারণ ভুলগুলো
❌ বাজেট না দেখে খরচ করা
❌ ভুল Budget Line-এ খরচ দেখানো
❌ রশিদ ও ভাউচার সংরক্ষণ না করা
❌ Donor অনুমোদন ছাড়া Budget Reallocation করা
❌ মাস শেষে একসাথে সব হিসাব করা
৮. ভালো বাজেট ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্য
✅ প্রতিদিন হিসাব আপডেট রাখা
✅ প্রতি সপ্তাহে Budget vs Actual চেক করা
✅ সকল দলিলপত্র সুশৃঙ্খলভাবে রাখা
✅ Donor-কে সময়মতো রিপোর্ট দেওয়া
✅ যেকোনো সমস্যা দ্রুত উর্ধ্বতনকে জানানো
